附件3：档案收集整理办法.pdf

档案收集、整理办法 档案馆 2022.9.9 一、档案的收集 （一）档案收集中存在的最大问题： 档案收集不齐全 原因：  没有形成什么档案（不知道要收集哪些材料？）  本单位还需要用  工作忙没有时间收集  部门内部人员不配合，收不上来 （二）2021年度档案的收集范围： 1.疫情防控专题档案的收集范围： 按照《北京体育大学关于做好新型冠状病毒感染的肺 炎疫情防控工作的通知》（北体字[2020]44号）中规定的 范围来收集。 2.2021年度常规档案的收集范围： 凡是反映本部门、本单位主要职能活动和基本历史面 貌的，对本单位、学校发展和历史研究具有保存和利用价 值的载体材料，包括文件、照片、录音、录像、光盘、印 模等材料均属归档范围。 （1）上级机关下发给本级机关的文件材料 ①上级机关颁发的属于本单位主管业务并需要执行 的文件，以及普发的，非机关主管业务但需要贯彻 执行的法规性文件。 ②上级机关召开的会议，并需要贯彻执行的会议主 要文件材料。 ③上级机关领导检查本单位工作的重要批示、讲话 稿、题词、照片和声像资料。 （2）本单位在工作中形成的文件材料 ①本单位会议纪要、原始记录等材料； ②本单位负责召开的各种工作会议的文件、照片和 声像资料； ③本单位颁发的各种正式文件； ④本单位的请示与上级机关的批复件； ⑤本单位形成的工作计划、总结、报告、统计表及 反映业务活动和科研管理的专业性文件材料； ⑥本单位领导人在公务活动中形成的重要信件、电 话记录、讲话等。 ⑦本单位形成的各项规章制度，历史沿革、大事记 等； ⑧本单位干部任免、调配、职称评定、职工录用、 调资转正、人员编制、机构设置、竞聘材料等文件； ⑨本单位财产、物资、档案等交接凭证、清册等， 本单位与有关单位签定的各种合同、协议书等材料； ⑩本单位基本建设工程施工图纸、竣工图纸、设计 书、协议书、签订的各种合同、购置的大中型设备 的文件材料等； ⑪本单位形成的财务预算、决算、凭证、帐簿； ⑫本单位在外事活动中形成的请示、报告、接待计 划、总结、会议纪要、简报、邀请函、组队方案、 参加会议的文件材料等； ⑬本单位在教学活动中形成学科建设、招生、学籍 成绩、教学大纲、学位、毕业、教材、学生管理等 文件材料； ⑭重要的人民群众来信、来访、摘要及处理结果等 材料。 （三）不需归档的文件 1.重份文件 2.仅供参阅、参考、征求意见，不需办理的文件 3.未经领导审阅、签发的文件 4.一般文件的修改稿 5.未办理、未成行或正在办理的文件 （四）实物档案接收标准 1.奖杯、牌匾、证书类：颁发单位达到北京 市、省、部级以上 2.照片类：具有重要意义的活动照片 3.纪念品（字画）：重大校际之间或重大活 动产生的校际纪念品 （五）档案收集的优秀案例 （五）档案收集的优秀案例 二、档案的整理 （一）纸质档案的整理总体要求 1.分类排序有讲究 2.装订方法要规范 3.页码编排看仔细 4.日常把好质量关 5.正确填写档案目录 （二）纸质档案的整理方法： 档案以件为单位进行整理 每份文件的不同稿本合为一件，正文、附件为一件； 文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改 稿）为一件； 转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件； 正本与翻译本为一件； 中文本与外文本为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附 件时除外）； 简报、周报等材料一期为一件； 会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录 一年一本的，一本为一件； 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等） 一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿 纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 （三）档案整理流程： ——分类排序有讲究 1.分类：首先将一个年度的所 有文件按照一定的规则进行 分类。 （1）校外来文：按国家体育总 局、教育部、北京市的各部 门进行分类。 （2）校内文件：按部门的工作 类型（党务、不同业务等） 进行分类。 2.排序：每类文件均按发文日期进行排序 ——装订方法要规范 3.装订：将排好顺序的文件按件装订。 装订时，正本在前，定稿在后；正 文在前，附件在后；原件在前，复制件 在后；转发文在前，被转发文在后；文 件在前，批转单在后；来文与复文作为 一件时，复文在前，来文在后。 ——装订方法要规范 在装订文件时，可根据文件 的薄厚使用不锈钢订书钉、 彩色回形针、鱼尾夹在文件 左上角进行装订。 ——页码编排看仔细 4.盖归档章：在文件首 页的右上角归档章 5.编页码：在装订好 的文件上编写页码。 页码编写位置为文件 每页正面的右下角和 背面的左下角，用阿 拉伯数字1、2、3…… 没有文字的页面不标 页码；已汇编成册并 有页码的资料、书籍 无需标注。 6.填写件号和页数 档号：不用填写 件号 ：按照前期排好 的文件序号顺序填写。 用阿拉伯数字1、2、 3……用铅笔填写。 页数：该文 件的总页数。 ——日常把好质量关 温馨提示： 档案工作对文件质量的要求非常高。如果平时不注意，收集 到的文件很可能已经是无法逆转的不合格文件。在日常工作 中，兼职档案员有义务提醒本单位人员，做到以下几点： （1）本部门产生文件，尽量使用A4大小纸张。所有文件可 选择双面打印，但不能用废纸打印。如接收传真时使用了废 纸，请先用新纸复印后再请领导批示。 （2）提醒领导，在批示时必须使用黑色墨水笔，不可使用 铅笔、圆珠笔、水彩笔，也不建议使用蓝黑钢笔。 （3）日常文件需放在文件盒内保管，不要使文件边角损坏 或留有油渍、水渍等渍迹。 ——正确填写目录 7.填写卷内文件目录和备考表 序号：按照前 文号：填写发文号，如体 办字〔2018〕153号、体人 期排好的文件 顺序依次排序。 字〔2018〕13号，没有可 以不填。 责任者：文件形成部门。 以文件盖章为准。 题名：需要填写文件的完 整名称。如文件名称只写 了“通知”，则要根据文 件内容自行拟出适当的题 名，一般为部门+事由+文 种。 日期：填写文件发文日期， 格式为2009.10.03。 页数：填写总页码。 档号:不用填写。 备注：填写需要说明的内 容，如重要文件存档2份等。 ——正确填写目录 填写本卷的题名，如：“2018 年体育总局文件” “2018年 XXXX处工作文件” “2018年 XXXX学院工作文件” 等。 填写本卷件数及页数。 填写卷内档案情况，如：“卷 内文件齐全完整”“XXXX文 件有2份”“XX号文件借出” 等等。 不用填写 立卷人为兼职档案员，检查 人为分管档案工作领导，立 卷时间填写立卷完成时间 (四）照片档案的整理 照片档案整理按照一件事一个文件夹的 原则，将相同事件的照片存放在同一文件夹 内。 文件夹名称： 序号+年月日+活动名称 1.2018年10月20日我校举办第六届中外大学校长体育论坛 图片名称： 序号+年月日+活动名称+人员姓名 1.+2018年10月20日+我校举办第六届中外大学校长体育论坛 +国家体育总局副局长、党组成员李颖川致辞 反应同一内容的若干张照片，应选择主题鲜明、 影像清晰、画面完整以及未加修饰剪裁的原版照片 归档。数码照片分辨率在500万像素以上；传统照片 规格不限。 （五）档案整理过程中存在主要的问题 1.没有填写卷内目录和卷内备考表 2.实际档案跟档案卷内目录不一致 3.没有盖归档章，没有填写件号和页数 4.档案件号编写错误 5.页数填写错误 四、档案的移交 1.移交时间：2022年9月30前，完成2021年度 的档案移交工作。 2.移交流程： （1）检查：各部门、各单位档案整理完毕后， 请与档案馆联系，档案馆工作人员对档案进 行检查，合格后方可移交。 （2）填写移交目录：一式两份，发送电子版 邮件：danganguan@bsu.edu.cn。 填写文件移交目录注意事项： 档号：不用填写 案卷题名：填写本卷的题名，如：“2018年体育总局文 件” “2018年XXXX处工作文件” “2018年XXXX学院工 作文件”等（与卷内备考表命名一致）。 年度：档案形成的年度。 件数：卷内总件数。 页数：卷内总页数。 保管期限：根据《档案 保管期限表》填写“永 久”、“长期”等。 备注：填写需要说明的 内容。 填写照片档案移交目录注意事项： 序号：文件夹的顺序号。 档号：无需填写。 案卷题名：文件夹名称。 年度：图片拍摄年度。 件数：文件夹内图片数量。 保管期限：永久。 备注：填写需要说明的内 容，如图片非原片等。 填写实物档案移交 目录注意事项： 1.移交档案前需与档案 馆杨老师联系 2.移交清单填写一式两 份 （3）打印移交目录并签字、盖章 打印出的移交目录下方，会出现一些需要填写的条目。 其中，移交单位（盖章）及负责人、移交人均由归档单 位填写。接收人、移交时间待档案移交时由档案馆填写。 联系人：梁超梅 实物档案联系人：杨帆 办公地址：图书馆西侧101（求是报告厅对面） 联系电话：62972617 电子邮件：danganguan@bsu.edu.cn