附件3：关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料归档工作的通知.pdf

中国科学技术大学档案馆 档字 (2020) 7 号 关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料归档王作 的通知 各院、系、重点科研机构、直属单位、附属医院，机关各部、处、室: 新型冠状病毒肺炎疫情发生以来，党中央、国务院高度重视， 习近平总书记亲自指挥，果断决策，在全国上下展开了一场抗击 新冠肺炎疫情的人民战争、总体战、阻击战。学校迅速成立防控 新冠肺炎疫情的领导机构，全面贯彻党中央关于疫情防控工作要 求，全面部署、有力推进我校疫情防控工作。在疫情防控工作中， 学校各部门、各学院形成了大量反映我校新冠肺炎疫情防控工作 情况的文件材料(包括纸质文件、照片、音视频材料、电子文件、 实物等)。为了更好地记录和保存这一具有重大影响的突发公共 卫生事件的防控过程，存史资政，彰往昭来，根据《中华人民共 和国档案法》和学校档案管理要求，现就疫情防控文件材料的收 集归档工作通知如下: 11 一、提高认识，高度重视疫情防控文件材料归档工作 我校新冠肺炎疫情防控档案是指在新冠肺炎疫情防控工作 中直接形成的对我校具有保存价值的各种文字、照片、音视频、 电子和实物等不同载体和形式的原始记录。它完整反映了我校疫 情防控工作的全过程，详细记录了我校医护人员奋勇争先上前 线，科研骨干夜以继日克难关，全校教职员工同心协力战疫情的 先进事迹，是值得永远珍藏的宝贵财富，对今后的工作查考、历 史研究、师生教育都具有重要的咨询、借鉴和启示作用。学校各 部门应高度重视疫情防控文件材料的收集归档工作，采取有力措 施，认真做好疫情防控文件材料的收集工作，并及时向学校档案 馆移交。 二、明确范围，切实保障疫情防控文件材料齐全完整 应归档的新冠肺炎疫情防控文件材料主要包括以下几类: 1 、中国科学院、教育部、安徽省关于疫情防控工作下发到 我校的决定、批复、通知、公告等; 2 、学校关于疫情防控工作形成的请示、报告、方案、公告、 通知、规定、办法、统计数据等; 3 、学校关于疫情防控工作会议的记录、纪要、决定和会议 声像资料等; 4 、学校第一附属医院党政部门、医疗单元形成的关于疫情 防控工作的文件材料，特别是战斗在疫情防控一线的医护、管理 人员的各种先进事迹材料，包括个人照片、工作影像、抗疫工作 日记、请战书、书信和荣誉证书等: 。μ ' 5 、学校本科、研究生教学工作相关部门在疫情防控工作中形 成的关于招生、教学、学工、就业等方面的工作方案、公告、通知 等文件材料，教学活动中产生的照片、音视频资料等; 6 、学校科研工作相关部门、各学院、科研单位在疫情防控 工作中形成的关于组织、实施疫情防控专项科研工作以及科研成 果应用的文件材料，科研活动中产生的照片、音视频材料和电子 文件等; 7 、学校校园管理、后勤保障、信息化工作相关部门在疫情 防控工作中形成的工作方案、公告、通知等文件材料; 8 、学校团委、基金会、校友会等部门在疫情防控工作中形成 的关于志愿服务、物资援助、校友支持等方面的文件材料; 9 、学校疫情防控工作中涌现的先进集体和先进个人的各类 文件材料; 10 、国内外媒体以及上级医疗、科技、教育主管部门关于我 校疫情防控工作的宣传材料; 11 、其他在疫情防控工作中形成的有保存价值的文件材料 D 三、保证质量，做好疫情防控文件材料的顺利移交 学校档案馆把新冠肺炎疫情防控文件材料收集工作作为当前 重点工作加以落实，切实做好疫情防控文件材料收集的业务指导 工作，密切跟踪学校疫情防控关键部门、关键环节、关键人员的 疫情防控文件材料收集工作，确保应收尽收，做到完整准确。各 部门提供的图片应为 JPG 格式原始图片，并注明拍摄者、拍摄时 间、地点、内容等基本信息;音视频应播放流畅、声音或画面清 q d 晰，视频为 MP4 、 MPG 、 MOV 、 AVI 等格式，并注明拍摄者、拍摄 时间、地点、简要内容说明等基本信息;电子文件来源须体现真 实性、准确性;实物要干净整洁。 请各部门按归档要求做好疫情防控文件材料的收集工作，并 填写档案移交清单(档案馆主页提供下载) ，于 7 月 31 日前移交 档案馆(以下文件材料除外)。疫情防控科研项目材料在项目结 题后 3 个月内向档案馆移交，党政办公室的收发文按固定归档时 序移交档案馆;附属第一医院的疫情防控文件材料向附属第一医 院综合档案室移交，向学校档案馆移交一套电子化副本。 中国科学技术大学档案馆 - 4 2020 年 6 月 18 日印发