【学院版】上海财经大学校友综合服务管理系统用户手册.doc

上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 目 录 第一章 系统概述..............................................................................................................................1 第二章 快速入门..............................................................................................................................2 2.1 用户登录.............................................................................................................................2 2.2 系统菜单.............................................................................................................................2 2.3 典型页面.............................................................................................................................3 2.3.1 表格的操作页面......................................................................................................3 2.3.2 树图的操作页面......................................................................................................4 第三章 主要功能..............................................................................................................................6 3.1 系统主要功能.....................................................................................................................6 第四章 详细功能..............................................................................................................................8 4.1 校友信息.............................................................................................................................8 4.1.1 校友信息管理..........................................................................................................8 4.1.2 校友综合查询........................................................................................................10 4.1.3 校友信息导入........................................................................................................12 4.1.4 校友统计分析........................................................................................................13 4.2 校友服务...........................................................................................................................14 4.2.1 审核校友信息........................................................................................................14 4.3 校友捐赠...........................................................................................................................15 4.3.1 基金类型管理........................................................................................................16 4.3.2 基金项目管理........................................................................................................16 4.3.3 捐赠信息管理........................................................................................................17 4.4 校友交往...........................................................................................................................17 I 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 4.4.1 电话联系管理........................................................................................................18 4.4.2 来访管理................................................................................................................18 4.4.3 活动管理................................................................................................................19 4.5 邮件发送...........................................................................................................................20 4.5.1 邮件模板管理........................................................................................................20 4.5.2 邮件名单管理........................................................................................................21 4.5.3 邮件发送历史........................................................................................................22 4.5.4 邮件发送管理........................................................................................................22 II 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 第一章 系统概述 随着校史的延伸，校友队伍越来越壮大，为广大校友提供优质的服务、保持 校友与母校的良好关系和紧密联系，逐渐成为校友会的重点工作之一。为了进一 步提高校友会服务校友的水平和效率，通过开发校友综合服务管理系统，建立和 完善校友信息库，在校友信息库的基础上，实现对校友服务跟踪和校友反馈跟踪， 使学校可以更准确地掌握校友的动态信息，通过深入地对校友群体进行各维度的 细分，提高校友服务的水平和工作的有效性。 校友综合服务管理系统，以下简称系统，通过梳理校友会典型工作流程，深 入分析校友工作特点，提供了从校友会组织机构管理，到校友信息采集、整理和 使用的一整套方法，校友信息数据实现了校友综合服务管理系统和校友社区的无 缝对接，使校友工作更加有效。  针对校友数据来源广泛，时间跨度大，校友信息涉及面广并且格式十分不 规范的特点，提供了多个数据整理规范工具；  通过校友总会、院系校友会、年级理事会、班级社区以及地方校友会、行 业俱乐部等多种维度，实现校友会组织管理，从组织上实现了校友会的 多层次管理；  通过跟踪加强母校和校友之间，校友之间的交流、沟通与互动，与校友一 起为母校、为校友的发展寻找和创造新的机遇与空间；  提供校友认证智能审核、校友综合查询、校友服务、校友关系分析和邮件 批量发送等多种工具辅助实现校友会各项工作。  和校友社区无缝链接，实现校友注册、校友审核、校友社区和校友信息等 核心数据共享。 1 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 第二章 快速入门 2.1 用户登录 登录界面如下图： 2.2 系统菜单 1. 菜单操作：鼠标指到要到进入的功能模块，下方会出现此功能模块内包含的相 应二级菜单，鼠标左键点击二级菜单，弹出相应的模块。 2. 退出操作：点击右上角的“退出”按钮，退回到登陆界面。 3. 修改个人信息操作：点击右上角的“修改个人信息” ，弹出修改信息的对话框， 输入要修改的信息，点击“确定”修改成功，点击“取消”关闭对话框。如图： 2 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 2.3 典型页面 2.3.1 表格的操作页面 1. 查询操作：输入查询条件，点击“查询”按钮，查询符合条件的信息。 2. 重置操作：点击“重置”按钮，查询条件全部清空。 3. 新增操作：点击“新增”按钮，输入新增信息的内容，点击“保存”信息新增 成功；点击“重置”按钮，新增条件全部清空。 3 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 4. 编辑操作：点击“编辑”按钮，修改相应信息的内容，点击“保存”信息编辑 成功；点击“重置”按钮，编辑条件全部清空。 5. 删除操作：点击“删除”按钮，删除相应的信息， 2.3.2 树图的操作页面 1. 编辑操作：右键点击所要编辑的菜单，出现“编辑”按钮，点击“编辑”按钮， 修改相应信息的内容，点击“保存”按钮，信息编辑成功；点击“取消”按钮， 关闭对话框。 4 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 2. 添加子级操作：右键点击所要添加的菜单，出现“添加”按钮，点击“添加” 按钮，添加新的菜单，点击“保存”按钮，信息添加成功；点击“取消”按钮， 关闭对话框。 3. 删除操作：点击“删除”按钮，删除相应的信息 4. 拖拽操作： 更改菜单的显示位置，按住鼠标左键不要放开，将想要改变位置 的菜单拖拽的新的位置上，放开左键，菜单拖拽到新的位置。 5 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 第三章 主要功能 3.1 系统主要功能 子系统名称 功能名称 校友注册审核 1 校友注册审核 校友信息变更审核 校友基本信息管理 2 校友信息管理内 容 校友内部信息管理 校友交往信息管理 3 校友信息管理 基金类型管理 7 8 校友交往信息 校友统计分析 “注册校友”信息和“档案校友”信息的对比分析。 校友基本信息包括基本信息、联系方式、通讯地址、社会兼职、 工作经历、学习经历和熟悉的老师同学七大部分。 校友内部信息实现校友多维度分类，便于查询和管理。 跟踪校友和学校的交往历史情况，包括邮寄、邮件、电话、来 访、活动和捐赠等多种交往方式。 自定义校友字段查询，查询条件自由组合 后台数据交换 6 对已注册校友的信息变化情况进行审核。 校友综合查询 校友新增 校友捐赠管理 校友,获得注册校友的权限。 基于常规字段的校友信息查询。 单个校友信息新增 5 依据"校友名册"审核校友注册信息,审核通过后校友即成为注册 校友信息管理 校友信息导出 4 功能描述 基金项目管理 依据查询条件的校友可以导出为 xls 文件，校友信息字段可以 选择。 单个校友信息可以从“校友注册”和后台直接添加的方式新增。 系统提供数据交换接口，系统依据 ID 和姓名唯一确定校友，能 自动识别字段并分别插入相关表中。 实现基金类型类型的管理。 实现基金项目的管理，基金类型相当于大类，基金项目相当于 小类。 捐赠信息管理 实现捐赠明细管理，自动和相关校友关联。 电话联系管理 校友电话联系管理。 来访管理 校友来访管理，自动和相关校友关联。 活动管理 校友活动管理，自动和相关校友关联。 按从事行业 按从事行业查询校友统计信息。 按工作状态 按工作状态查询校友统计信息。 按校友属性 按校友属性查询校友统计信息。 按密切度 按密切度查询校友统计信息。 按地区 按地区查询校友统计信息。 邮件模版管理 实现邮件模版管理，邮件模版支持 HTML 格式。 邮件名单管理 实现邮件组和成员管理，成员选择支持批量和单选。 邮件发送 邮件发送管理 基于”邮件模版“和”邮件名单“实现邮件批量发送，发送的 邮件和校友关联。 6 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 第四章 详细功能 4.1 校友信息 校友信息是系统最核心的模块，也是校友综合服务管理系统最重要的模块， 实现了校友信息的批量导入、新增、编辑和删除功能，同时提供了校友综合查询， 校友信息批量导出和校友统计分析等众多功能。 4.1.1 校友信息管理 4.1.1.1 对校友信息进行查询，添加，编辑，删除。 选择“添加”或“编辑”时将弹出校友的详细信息。详细信息包括“基本信息” 、 “联系方式” 、 “学习经历” 、 “工作经历”、 “熟悉的同学”和“个人信息”等页面， 这些信息可进行相应的添加，查看，编辑，删除等操作。 7 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 校友信息是被校友会内部管理的信息。 4.1.1.2 校友信息打印 打印操作：点击“打印”，跳转到基本信息打印页，如下图： 8 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 a. 打印操作：实现校友信息的打印功能 b. 关闭操作：返回“档案信息”页面。 4.1.2 校友综合查询 系统提供了功能强大的校友信息综合查询功能。系统提供可视化的查询界面， 允许用户构建跨表的 SQL 查询语句，满足用户从多个维度查询校友信息的需求。 9 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 1. 增加操作：新增一条查询条件。 第 I 项：包括提高查询条件优先级与保持查询条件完整性的括号左半部分 “（”，以及忽略优先级与信息完整性的空格“ ”； 第 II 项：查询条件名称的单选下拉框，包括“校友属性”、“校友类型”、“姓 名”、“性别” 、 “工作单位”等多项选项； 第 III 项：比较运算符，包括“等于”、“不等于”、“LIKE”、“大于”、“小 于”、“大于等于”、“小于等于”等符号，其中“LIKE”相当于“类似”，在模糊 查询时使用； 第 IV 项：是第 II 项的二级子菜单，如第 II 项为“校友属性”，则该项包括： “行政类” 、“学术类”、 “高校行政类” 、“中学类”等多项选项； 第 V 项：是第 IV 项的二级子菜单，如第 IV 项为“行政类”，则该项包括： “省部级领导”、 “市厅级领导” 、“乡科级领导”等多项选项； 第 VI 项：第 I 项的右半部分 “）”，以及忽略优先级与信息完整性的空格 “ ” ； 第 VII 项：查询条件的前后关系，包括“AND” 、 “OR”， “AND”之后一条查 询属于必须匹配条件，“OR”为不一定匹配条件； 第 VIII 项：查询条件列表，列出查询条件的具体语句。 10 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 4.1.3 校友信息导入 4.1.3.1 校友导入 下载导入模版，按模板格式添加导入信息，点击“导入”将名册导入系统内， 点击“取消”停止导入。 图中：黄色区域为必填项， 如果模板中的“所属学院”和“校友会组织机构”的 “院系校友会名称”完全匹配，则该校友“所属学院”添加。校友即可以被该校 友所属学院校友会管理。 11 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 红字为选择项，必须和数据字典匹配，可以为空，其中“校友属性”、 “校友类型” 和“校友类别”最好有值，方便今后的管理。 模板导入说明：“校友信息导入模板”只实现校友档案信息的更新和新增，其中 如果智能匹配成功，则更新该校友的信息，否则新增该校友信息。 4.1.3.2 导入日志 当导入出错时，出错信息将被写入导入日志，包括导入批次，成功条目、失 败条目和导入的时间。如下图所示： 1． 批次操作：该次导入文件编号，点击后能看到具体导入信息列表，如下图： 2． 成功条目：导入数据成功数目； 3． 失败条目：导入数据失败数目； 4． ：表示删除该条日志。 4.1.4 校友统计分析 用柱状图或饼图对校友从事的事业，关注的行业等方面进行分析。 12 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 统计分析的维度 4.2 校友服务 校友服务提供了审核校友信息、综合服务办理、查询申请办理和邮箱申请办 理等功能。 4.2.1 审核校友信息 校友注册后，系统会生成“校友审核”事件，校友会工作人员可以查看，删 除，审核校友信息。系统提供智能审核功能，充分利用毕业生名册中的信息和现 有校友档案信息，实现校友注册审核智能化、系统化。 13 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 4.2.1.1 审核 待审核的校友与毕业生名册进行匹配比较，提示管理员是否审核通过校友注 册申请。 如果出现重名现象，系统提示管理员进行人工选择，系统依据选择和毕业生 名册中的信息，按照系统设定的规则进行校友信息关联或者新增操作。经过人工 审核的校友的自管信息和校友会的档案信息将实现关联，从而打通了校友社区和 校友综合服务管理系统的数据。 4.2.1.2 再次审核 校友修改了自我管理信息，系统能自动捕获该动作，并生成“再次审核”事 件，系统可以对比校友自管信息和校友档案信息的区别，提示管理员是否同步信 息或者不同步信息。 4.3 校友捐赠 校友捐赠实现基金类型管理、基金项目管理和捐赠信息管理等功能。 14 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 4.3.1 基金类型管理 实现对基金类型进行新增，编辑，查询，删除，导出和打印操作。 基金类型详细 4.3.2 基金项目管理 实现基金的编辑，查询，删除，导出和打印操作。 基金项目详细 15 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 4.3.3 捐赠信息管理 实现捐赠的信息进行添加，编辑，查询，删除，导出和打印操作。捐赠信息 会自动和校友交往信息关联。 捐赠详细 4.4 校友交往 校友交往管理包括电话联系管理、来访管理和活动管理等功能。 16 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 4.4.1 电话联系管理 实现校友会和校友间重要电话管理功能。电话联系信息会自动和校友交往信 息关联。 电话联系详细 4.4.2 来访管理 实现来访、出访校友的信息的管理。来访信息会自动和校友交往信息关联。 17 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 来访详细 4.4.3 活动管理 实现校友活动管理功能。活动信息会自动和校友交往信息关联。 活动详细 18 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 4.5 邮件发送 邮件发送包括邮件模板管理、邮件名单管理、邮件发送历史和邮件发送等功 能。 4.5.1 邮件模板管理 实现对邮件模板的管理。 模板详细 19 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 4.5.2 邮件名单管理 实现邮件组和邮件组成员的管理。 邮件组编辑 编辑组员 1. 查询：输入查询条件，查询组员信息。 20 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 2. 添加组员：输入查询条件，选择邮件组成员，进行添加。 4.5.3 邮件发送历史 实现邮件发送历史的查询，也可以删除邮件发送记录。 发送历史详细 4.5.4 邮件发送管理 选择要发送的“邮件模板”和“邮件组”，发送邮件。邮件信息会自动和校友 交往信息关联。 21 上海财经大学校友综合服务与管理系统用户手册 22