关于做好2017-2018学年在校生学年电子注册的通知.doc

关于做好 2017-2018 学年在校生学年 电子注册的通知 各院系： 根据教育部《关于普通高等学校学生学年电子注册的通 知》 （教学司[2008]21 号）的要求，现将 2017—2018 学年电 子注册有关工作安排如下。 一、注册内容 学年电子注册内容包含各年级在校生新学年学籍注册、 上一学年学籍变动及奖惩等情况电子标注。 （一）学籍状态：注册学籍、暂缓注册、保留学籍、预 科转正、休学（分病休、其他两类） ； 学籍状态释义： 待注册：每学年第一学期开学，所有需要学年注册的学 生自动置为“待注册”状态； 暂缓注册：由于欠缴学费等原因，暂不予以学年注册； 保留学籍：指因入伍等原因保留学籍； 注册学籍：完成学年注册以后，学生的学籍状态就变成 注册学籍，表示该生在新的学年已经获得了学籍资格。 （二）学籍变动：升级、跳级、留降级（重修）、转学 （入、出）、转专业、专升本、本转专、休学、复学； （三）学籍注销：退学、取消学籍、开除学籍、死亡等 及其原因； （四）学籍记载：奖励级别及名称、处分种类及原因； 辅修专业证书、肄业证书、学习证明。 二、注册方法 （一）各院系根据教务系统学生名单以及由教务处汇总 的学籍异动学生名单、状态变动学生名单和学生处分名单， 进行核对。 （二）核对准确无误后，分别制作保留学籍学生名单 （见附件一）及 DBF 电子版；学籍异动学生名单（见附件二） 及 DBF 电子版、状态变动学生名单（见附件三）及 DBF 电子 版、学生奖惩名单（见附件四）及 DBF 电子版，纸介质文件 签字盖章后连同 DBF 电子文件报送教务处。 第 1 页 共 11 页 （三）上述各项材料最后报送时间截止 2017 年 9 月 29 日。 三、暂缓注册数据的报送 暂缓注册数据以新教务系统的学期注册数据为准，各院 系自行通过教务系统客户端（学生学籍——学期注册—— 零散注册）上报注册数据，不再另行报送。 四、其他说明 （一）有关 DBF 电子版文件的格式要求参见附件七。 （二）各院系在进行学籍、学历以及学年电子注册工作 时，务必做好所有资料的存档。 特此通知 附件：1、学生学年电子注册保留学籍学生名单 2、学生学年电子注册学籍异动学生名单 3、学生学年电子注册状态变动学生名单 4、学生奖惩名单 5、学籍信息变更审核注意事项 6、学年学生学籍信息更正汇总表 7、学生学年电子注册有关 DBF 文件格式要求 教务处 2017 年 9 月 13 日 第 2 页 共 11 页 附件一： 陕西中医药大学学生学年电子注册保留学籍学生名单 院系（盖章）： 考生号 系部主任签字： 学号 07P110716000001 107042201010 学年： 姓名 性别 出生日期 身份证号 武薇 女 19851224 610521198512243540 经办人签章： 专业名 称 护理学 层次 班级 学制 原因 本科 护本 0701 4 入伍 月 日 报送时间： 第 页，共 第 3 页 共 11 页 页 - 年 附件二： 陕西中医药大学学生学年电子注册学籍异动学生名单 院系（盖章）： 系部主任签字： 考生号 学号 姓名 异动类型 异动日期 07610110153179 107010201432 李坤颖 转专业 20080704 学年： 异动原因 其他 异动前内容 中医学（中医骨伤科学） 经办人签章： 报送时间： 说明:1、学籍异动包含留级、降级、跳级、转出、转入、转专业、专升本、本转专等。 2、转专业学籍异动由转入院系负责。 3、异动前内容与异动后内容请参考附件十有关内容。 第 页，共 第 4 页 共 11 页 页 - 异动后内容 护理学（涉外护理） 年 月 日 附件三： 陕西中医药大学学生学年电子注册状态变动学生名单 院系（盖章）： 考生号 07610110153179 系部主任签字： 学号 107010201432 姓名 李坤颖 异动类型 休学 学年： 异动日期 20080704 经办人签章： 异动原因 其它疾病 报送时间： 说明:状态变动包含退学、开除学籍、取消学籍、死亡、休学、复学、处分等。 第 页，共 第 5 页 共 11 页 页 备注 年 月 日 附件四： 陕西中医药大学学生学年奖惩情况学生名单 院系（盖章）： 考生号 07610110153179 系部主任签字： 学号 107010201432 姓名 李坤颖 奖惩类型 奖励 学年： 奖惩日期 20080704 经办人签章： 奖惩名目 校级 报送时间： 奖惩原因 三好学生 年 月 日 说明: 1、奖惩类型：奖励、处分。 2、奖惩名目：奖励的名目可以是校级、部级、国家级； 3、处分的名目必须是规范的处分名称：警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍 4、奖励的原因可以是三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生或自定义； 5、处分的原因必须是某种违纪行为：打架斗殴、行为逾规、考试作弊、破坏公物、赌博、偷窃、诈骗、其它原因可以自定义。 第 页，共 第 6 页 共 11 页 页 附件五： 学籍信息变更审核注意事项 根据《普通高等学校学生管理规定》，学籍注册的姓名、身份证号码必须与高考录 取时原始数据中的信息一致，原则上不能再予以变更。因以下特殊情况存在一方面确 需修改的（在校期间姓名和身份证号码不得同时更改），请严格参照要求提供材料，材 料不全或无正当理由者，不予变更。 一、属于招生过程填涂错误的，请提供以下材料： 1、 《陕西省普通高校在籍学生基本信息变更申请表》 ； 2、生源所在地省级招生部门出具的证明材料； 3、户口所在地公安部门出具的带有本人照片的户籍证明原件（户籍证明落款时间 应在 3 个月内） ； 4、身份证和户口本的原件及复印件； 5、学籍管理平台中带学生录取照片的个人信息截图打印件或高考准考证（加盖学 校学籍管理部门公章） 。 二、属于在校期间姓名生僻字、身份证重（错）号变更的，请提供以下材料： 1、 《陕西省普通高校在籍学生基本信息变更申请表》 ； 2、学籍管理平台中带有学生录取照片的个人信息截图打印件或高考准考证（加盖 学校学籍管理部门公章）； 3、户口所在地公安部门出具的带有本人照片的户籍证明原件（户籍证明落款时间 应在 3 个月内） 。 （一）姓名变更的，除提供 1、2、3 项材料外需补充提供： 4、本人在公安户籍管理部门申请更名时的全部材料复印件（或公安部门提供的姓 名变更证明，需注明申请更改信息的时间、原因，发函单位固定联系方式，加盖户籍 专用章、户籍民警专用章） ； 5、更改信息前后的身份证和户口本的原件及复印件（户口本曾用名一栏需体现原 姓名） 。 （二）身份证号码变更的，除提供 1、2、3 项材料外需补充提供： 4、户口所在地公安部门出具的制式身份证号码变更证明（需注明申请更改信息的 时间、原因，发函单位固定联系方式，加盖户籍专用章、户籍民警专用章）； 5、更改信息前后的身份证和户口本的原件及复印件； 第 7 页 共 11 页 附件六： 陕西中医药大学学生学籍信息更正汇总表 院系（盖章）： 系部主任签字： 考生号 学号 姓名 性 别 07P110716000001 107042201010 武薇 女 出生日期 身份证号 19851224 610521198512243540 学年： 民族 政治面 貌 专业名 称 学 制 层次 学习形式 入学日期 当前 所在 级 汉族 中共党员 护理学 4 本科 普通全日 制 20070901 2007 经办人签章： 报送时间： 年 说明:本表中数据为更正后数据，即使字段未发生变化，也必须填写。更正后的信息用下划线标注。 第 - 页，共 第 8 页 共 11 页 页 月 日 附件七: 学生学年电子注册有关 DBF 文件格式要求 一、学籍异动 DBF 表结构说明： 字段含义 字段名 类型 宽度 KSH 考生号 字符型 18 XM 姓名 字符型 24 YDLX 异动类型 字符型 10 YDRQ 异动日期 字符型 8 YDYY 异动原因 字符型 50 YDQNR 异动前内容 字符型 50 YDHNR 异动后内容 字符型 50 针对不同的异动类型，表格中的数据内容如下： 异动类型 异动前内容 异动后内容 留级 原 DQSZJ 新 DQSZJ 降级 原 DQSZJ 新 DQSZJ 跳级 原 DQSZJ 新 DQSZJ 转出 本校的院校名称 目标学校的院校名称 转入 原学校的院校名称 本校的院校名称 转专业 原专业名称 新专业名称 专升本 专科 本科 本转专 本科 专科 二、状态变动 状态变动中包含退学、开除学籍、取消学籍、死亡、休学、复 学、处分。 上传表结构说明： 字段含义 字段名 类型 宽度 KSH 考生号 字符型 18 XM 姓名 字符型 24 YDLX 异动类型 字符型 10 YDRQ 异动日期 字符型 8 YDYY 异动原因 字符型 50 异动原因说明： 异动类 规范的异动原因或形式(注意：其它的“它”) 第 9 页 共 11 页 型 休学 精神疾病、传染疾病、其它疾病、其它原因可以自定义 复学 不用填写原因 退学 精神疾病、传染疾病、其它疾病、成绩低劣、自动退学、自费留学、其它原因可以自定 义 开除学 籍 取消学 籍 打架斗殴、行为逾规、考试作弊、破坏公物、赌博、偷窃、诈骗、其它原因可以自定义 高考、招生期间有舞弊行为 死亡 因病、溺水、事故、他杀、自杀，其它原因可以自定义 处分 警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍 三、奖惩记录 注意：处分中的开除学籍，需要同时在奖惩表、学籍状态变 动表中记录日志。 上传表结构说明： 字段含义 字段名 类型 宽度 KSH 考生号 字符型 18 XM 姓名 字符型 24 JCLX 奖惩类型 字符型 8 JCRQ 奖惩日期 字符型 8 JCMM 奖惩名目 字符型 16 JCYY 奖惩原因 字符型 50 表中内容说明： 奖惩类 型 奖惩名 目 奖惩原 因 奖励、处分。 奖励的名目可以是校级、部级、国家级； 处分的名目必须是规范的处分名称：警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍 奖励的原因可以是三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生或自定义； 处分的原因必须是某种违纪行为： 打架斗殴、行为逾规、考试作弊、破坏公物、赌博、偷窃、诈骗、其它原因可以自定义。 四、信息修改 上传表中的数据为当前在校学生最新的完整数据，我们将依据 这个数据来更新教育部持有的学籍库。 所谓“最新”是说：  学生在校期间转专业，则这个表中保存的应该是最新的专业名称；  学生从外校转入，则这个表中应该保存该学生的完整信息；  学生从本校已经转出，则这个表中不保存该生信息；  学生修改了其余任何信息，都应该保存最新情况。 所谓“完整”是说：这些数据项必须填写完整，并符合我们平 第 10 页 共 11 页 台上现有的学籍注册功能中的校验规则，比如性别、层次的范围 等等。 上传表结构说明： 字段含义 字段名 类型 宽度 YXDM 院校代码 字符型 5 YXMC 院校名称 字符型 40 KSH 考生号 字符型 18 XH 学号 字符型 15 XM 姓名 字符型 24 XB 性别 字符型 2 CSRQ 出生日期 字符型 8 SFZH 身份证号 字符型 18 MZ 民族 字符型 24 ZZMM 政治面貌 字符型 16 ZYMC 专业名称 字符型 30 FY 分院 字符型 24 XSH 系所函 字符型 24 BH 班号 字符型 24 CC 层次 字符型 12 XXXS 学习形式 字符型 10 XZ 学制 字符型 3 RXRQ 入学日期 字符型 8 DQSZJ 当前所在级 字符型 4 第 11 页 共 11 页