院发[2010]73关于印发北京农学院公文处理办法的通知.doc

北京农学院文件 院发〔2010〕73 号 ____________________________________ 关于印发《北京农学院 公文处理办法（修订） 》的通知 各单位： 《北京农学院公文处理办法（修订）》已经第 29 次校长办 公会审议通过，现印发你们，请遵照执行。 附件：1.北京农学院公文处理办法（修订） 2.北京农学院公文处理（发文）流程图 北京农学院 二〇一〇年十二月二十四日 —1— 附件 1： 北京农学院公文处理办法（修订） 第一章 总 则 第一条 为使我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《国 家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》 ，结合学 校实际，制定本办法。 第二条 本办法所涉及的公文处理，包括发文处理和收文处理。其 中，发文处理指包括公文草拟、签发、印制、分发、归档等程序；收文 处理指对公文的签收、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办和催办等 相关工作。 第三条 学校实行集中统一的公文管理模式。党政办公室是公文管 理的职能机构，负责校级公文处理，并管理和指导各单位（部门）的公 文处理工作。 第四条 学校各单位（部门）应参照本办法规范本单位（部门）的 公文处理工作，不断提高办公自动化水平，改善办公手段，加快公文运 转，提高工作效率。 第二章 第五条 公文种类 我校常用公文主要包括以下 11 类： （一）意见：用于对重要事项做出分析判断和提出处理办法。 （二）决定：用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单 位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）通告：用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知 的事项。 （四）公告：用于对外宣布重要的或者法定的事项。 （五）通知：用于发布规章制度，传达上级指示，转发上级机关和 不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布下级机关及有关单位 须知的事项。 （六）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 —2— （七）报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答 复上级机关的询问。 （八）请示：用于向上级机关请求指示、批准。 （九）批复：用于答复校内各单位（部门）的请示事项。 （十）函：用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请 求批准和答复审批事项。 （十一）会议纪要：用于记载或发布会议精神和议定事项。 第三章 第六条 公文格式 学校公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机 关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文 日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等 部分组成。 （一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝 密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 （二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 （三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。 （四）发文字号应当包括机关代号、年份、序号。联合行文，只标 明主办机关发文字号。 （五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。 （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种 类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外， 一般不用标点符号。 （七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化 简称、统称。 （八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印 章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机 关都应当加盖印章。 （十）成文日期以负责人签发的日期为准。 （十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 —3— （十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主 题词。 （十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关， 应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十四）文字从左至右横写、横排。 第七条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文 格式》标准执行。 第八条 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm×297mm），左侧 装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 第九条 公文印制时大标题字号用 2 号小标宋体字加粗，小标题用 3 号黑体字，公文主体用 3 号仿宋体字；秘密等级、紧急程度、“主题词” 用 3 号黑体字，主题词用 3 号小标仿宋体字。结构层次序数，第一层为 “一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为 “（1）”。 第四章 第十条 行文规则 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发 的公文不发，可长或短的公文要短。 第十一条 公文的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。 （一）中共北京农学院委员会、北京农学院可以向上级党政组织和 下级党政组织行文。 （二）党政办公室根据学校党委和行政授权，可以向校内各单位（部 门）行文。党政机关其他部门在各自职责范围内可以向校内各单位（部 门）行文通报情况、安排专项工作，但不得发布指示性公文。 （三）校党委和校行政各业务部门之间一般不得互相行文,各单位一 般不得越级行文。 （四）同级党委、行政部门必要时可以联合行文。 （五）不相隶属机关之间一般用函行文。 第十二条 向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示 公文中夹带请示事项。除特殊情况外，请示应当送上级机关办公室按规 定程序处理，不直接送领导者个人。 —4— 第十三条 学校各单位（部门）未经校党委或校行政的同意或授权， 不得越过校党委或校行政向上级主管部门请示或报告重大问题。 第十四条 除校领导直接交办的事项外，各单位（部门）不得以单 位（部门）名义向校领导个人直接报请“请示”、“意见”和“报告” 。 第十五条 除党政办公室外，各单位（部门）不得对外正式行文。 对不符合行文规则的上报公文，可退回下级呈送机关。 第五章 第十六条 发文办理 学校发文应按以下程序：拟稿→审核→清样→填单→呈 送→签发→登记→印制→装订→盖印→发送→存档。所列环节须依次完 成，不得省略或逆行。 第十七条 发文办理各环节的具体规范是： （一）拟稿。主办单位（部门）依据工作需要和校领导安排拟稿， 提交会议审议并原则通过后，将文稿（负责人签字或加盖单位公章）提 前 3 天交至党政办公室。 （二）审核。党政办公室文秘信息科对文稿进行审核、修改，审核、 修改的重点为：是否符合国家法律、法规以及相关政策；文种、标题、 密级、缓急、发布范围是否适当；语言表达是否准确、清晰、规范；主 题词标引是否准确；人名、地名、单位名称、时间、数字、标点符号使 用方式是否正确；引文是否准确等。文秘信息科审核、修改后签字。 （三）复核。分管文秘工作的党政办公室主任或副主任对文稿进行 复查、审核，确认后签字。 （四）清样。文稿经党政办公室审核后，返回起草单位，由起草单 位根据党政办公室提出的意见修改原稿，校对无误后，用 A4 纸打印清样， 并将文稿修改的原稿、文稿清样与电子版文稿一并交至党政办公室。 （五）填单。党政办公室出具统一印制的公文签发单。由拟稿单位 （部门）负责人填写公文签发单的以下内容：文件标题、紧急程度、主 送单位、抄报、抄送单位、拟文单位、拟稿人、拟稿单位审核意见（须 亲笔签名）。 （六）呈送。党政办公室将审核修改后的文稿和公文签发单呈送有 关校领导审签。文件内容涉及多位校领导时，须呈送有关校领导会签。 —5— （七）签发。审核、修改后的文稿，经相关校领导审阅签批后生效。 签发内容包括：是否同意发文、签发人姓名、签发时间。学校领导签批 的文稿不经领导批准不得再做改动。 （八）登记。校领导签发后，由党政办公室负责进行登记和编制发 文序号。 （九）印制。党政办公室做最终校对，按规范版式、字号排版印制， 并装订成份。 （十）盖印。除会议纪要外，均应加盖发文机关印章。 （十一）发送。下行文由党政办公室或拟稿单位负责分发；平行文、 上行文根据实际情况可由相应承办部门送达或邮寄送达。 （十二）存档。党政办公室将文件原稿、修改稿、正式文件和公文 处理单一并存档，并及时完成归档。 第六章 第十八条 收文办理 收文是指学校收到上级机关和不相隶属机关的公文。收 文办理主要包括签收、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办和催办等 程序，分为传阅件办理和承办件办理。收文统一由党政办公室机要秘书 办理签收。 第十九条 需要送学校领导及有关部门阅知的公文为传阅件。传阅 件办理的主要程序是： （一）编号、登记。党政办公室按收文时间先后编号，然后将收文编 号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、秘密等级、缓急程度、 主送机关、成文日期、分送范围、收文份数等登记清楚。 （二）分送。党政办公室填写收文办理单，办公室主任签署批转意 见后报相关校领导。校领导应对传阅件及时做出批示。 （三）阅文。党政办公室根据校领导的批示，将传阅件送有关方面 阅知。办理传阅时应严格登记手续，及时送达，随时掌握去向，避免漏 传、误传、横传和延误。对标有密级的传阅件，要严格执行保密纪律。 （四）归档。党政办公室应及时将传阅完毕的文件收回。该清退的 及时清退，该存挡的整理存档。 —6— 第二十条 需要办理和答复的公文为承办件。承办件办理的主要程 序是： （一）编号、登记。党政办公室按收文时间先后编号，并随时将编 号、成文日期、来文字号、来文标题、主送机关、收文日期、办理事项、 拟办意见、分送范围、缓急程度、催办情况、办理结果、经办人等逐项 登记清楚。 （二）拟办。党政办公室将承办件经主任签署批转意见后呈送有关 校领导批办。 （三）批办。相关校领导根据职权与政策规定，对办理事项和贯彻 落实意见提出明确批示。 （四）承办。党政办公室及时将校领导批示文件发至承办单位（部 门）办理，并对承办情况进行督促落实。 第七章 第二十一条 公文的立卷归档 公文办理完毕，应将有关材料收集齐全，进行立卷归 档。不得由各单位（部门）和个人分散保存应该集中统一归档的公文材 料。 第二十二条 两个以上单位（部门）联合办理的公文，原件由主办 单位（部门）立卷归档，相关单位（部门）保存复制件。 第二十三条 查阅、借阅、摘抄或复制归档公文，应按照档案管理 法规的规定，履行登记、审批等手续。 第二十四条 严格文件管理制度和程序。凡学校党政和机关各部、 处、室下发的文件，各单位（部门）须有收文登记、领导批阅、承办结 果等处理记录，并分类整理按规定存档或定期销毁，不得随意丢弃。 第八章 第二十五条 附 则 涉及学校外事工作方面有特殊要求的公文处理，依照 外交部有关规定执行。 第二十六条 党政办公室要切实加强和规范校内文件收发的归口管 理，各二级单位报请领导阅示的文字材料须经党政办公室批转。 第二十七条 本办法自发布之日起实行。原《北京农学院公文处理 办法》（2003 年 1 月 1 日发布）同时废止。 第二十八条 本办法由党政办公室负责解释。 —7— 附件 2： 北京农学院公文处理（发文）流程图 主办单位拟稿并提交会议审议原则通过 主办单位根据会议意见修改文稿后交党政办 党政办（文秘信息科）复核并签字 党政办分管主任或副主任核稿并签字 拟稿部门复核、校对，填写发文单 党政办呈送校领导审阅、签发 存盘，电子文档 党政办公室编号、登记 党政办公室审核上网 党政办公室印刷、装订、用印 办公信息网发布 分 发 立卷，归档 移交档案室存档 主题词：行政管理 公文处理 北京农学院党政办公室 通知 —8— 2010 年 12 月 24 日印发 共印 10 份